Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Plattform SubCheck ist bho systems, betreiber von subcheck.

Kontakt Datenschutz: info@subcheck.online
Support: subcheck.online/support

Sobald eine juristische Person (z. B. GmbH) gegründet ist, werden die vollständigen Anbieterdaten im Impressum ergänzt.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website subcheck.online, die Webanwendung SubCheck sowie damit verbundene Kommunikation (E-Mail, Support). SubCheck richtet sich ausschließlich an Unternehmer (B2B).

3. Rollen bei der Datenverarbeitung

Kundendaten (Generalunternehmer): Wir sind Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Verarbeitung der Daten von registrierten Kunden und deren Nutzerkonten.

Subunternehmer-Daten:Der jeweilige Kunde (Generalunternehmer) ist Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten seiner Subunternehmer (z. B. Name, E-Mail, hochgeladene Nachweise). Wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Kunden, soweit der Kunde die Plattform zur Verwaltung von Subunternehmer-Nachweisen nutzt.

4. Welche Daten wir verarbeiten

• Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse, Firmenname, Telefonnummer (sofern angegeben)
• Account-Daten: Login-Daten, Passwort-Hash (über Supabase Auth), Zuordnung zu einer Kundenorganisation
• Compliance-Daten: Metadaten zu Subunternehmern, Dokumenttypen, Prüf- und Gültigkeitsstatus, Ablehnungsgründe
• Hochgeladene Dateien:PDFs und andere Dokumente von Subunternehmern (z. B. Freistellungsbescheinigungen, SOKA-BAU, BG-BAU-Nachweise)
• Nutzungs- und Protokolldaten: Zeitpunkte von Uploads, Freigaben, Erinnerungen, Exporten; technische Logdaten beim Hosting
• Zahlungsdaten: Abrechnungsinformationen über Stripe (Kundennummer, Abo-Status). Kreditkartendaten werden ausschließlich von Stripe verarbeitet, nicht bei uns gespeichert.
• Kontaktanfragen: Inhalte des Kontaktformulars

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung der Plattform (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung): Registrierung, Dashboard, Dokumentenverwaltung, Exporte
• E-Mail-Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. lit. f DSGVO): Einladungen, Upload-Anfragen, Erinnerungen, Freigabe-/Ablehnungsbenachrichtigungen über no-reply@subcheck.online
• Dokumentenprüfung (OCR/KI) (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): automatisierte Erkennung von Dokumenttyp und Gültigkeit zur Entlastung der manuellen Prüfung
• Abrechnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Verwaltung von Testphase und Abonnement über Stripe
• Support & Kontakt (Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO): Bearbeitung von Anfragen über info@subcheck.online
• IT-Sicherheit & Stabilität (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Schutz vor Missbrauch, Fehleranalyse, Betrieb der Infrastruktur

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zur Erbringung unserer Leistungen setzen wir folgende Dienstleister ein. Mit allen Auftragsverarbeitern werden Verträge gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen bzw. sind abzuschließen:

• Supabase — Datenbank, Authentifizierung, Dateispeicher (Hosting in der EU)
• Vercel — Hosting der Webanwendung
• Stripe — Zahlungsabwicklung und Abo-Verwaltung
• Resend — Versand transaktionaler E-Mails
• n8n / OCR-Dienste — automatisierte Verarbeitung hochgeladener Dokumente (OCR, Workflow-Automatisierung)

Eine Übermittlung in Drittländer (z. B. USA) kann bei einzelnen Anbietern erfolgen, sofern diese geeignete Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) bereitstellen.

7. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist:

• Kundenkonto: für die Dauer des Vertragsverhältnisses; danach Löschung oder Sperrung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Compliance-Dokumente: bis zur Löschung durch den Kunden oder Beendigung des Vertrags; der Kunde kann Subunternehmer und zugehörige Daten jederzeit im Dashboard entfernen
• Rechnungs- und Zahlungsdaten: gemäß handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen (in der Regel 6–10 Jahre)
• Support-Anfragen: bis zur abschließenden Bearbeitung, längstens 24 Monate

8. Cookies & lokale Speicherung

Wir verwenden keine Marketing- oder Tracking-Cookies. Es kommen ausschließlich technisch notwendige Mechanismen zum Einsatz:

• Session-Cookies (Supabase Auth): für Login und Authentifizierung; ohne diese Cookies ist die Nutzung des geschützten Bereichs nicht möglich
• Theme-Einstellung (localStorage): Speicherung der gewählten Darstellung (Hell/Dunkel) im Browser unter dem Schlüssel subcheck-theme

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (technisch notwendiger Betrieb). Ein Cookie-Consent-Banner ist daher nicht erforderlich, solange keine optionalen Analyse- oder Marketing-Dienste eingesetzt werden.

9. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an info@subcheck.online.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

10. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung bestimmter Daten (z. B. E-Mail, Firmenname) ist für den Vertragsschluss und die Nutzung von SubCheck erforderlich. Ohne diese Daten kann kein Zugang eingerichtet werden.

11. Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen unserer Leistungen oder der Rechtslage anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist unter subcheck.online/datenschutz abrufbar.